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名刺スキャンで大量・高速に断捨離!ScanSnapの名刺整理術【動画あり】

名刺スキャンで大量・高速に断捨離!ScanSnapの名刺整理術【動画あり】

この記事でスッキリするお悩み

・大量の名刺をデータ化したい

・名刺スキャナーのおすすめを知りたい

・スキャンした名刺をスマホでも見れるようにしたい

イトウ

おすすめの名刺整理術があります!

私も、大量の名刺があり「整理」に困っていました。

というわけで、今回は名刺整理にお悩みの方向けに
「名刺スキャンとクラウド管理による名刺整理術」をご紹介します。

名刺の「整理時間」と「探す時間」が激減すること間違いなし!
生産性を上げたい方は、ぜひ最後までご覧ください!

名刺の悩みは「整理」と「検索」

名刺整理に、悩んでいる方は多いはず。
実は私もそうでした。

ひとつは「名刺の整理」です。
名刺ファイル、名刺ボックス、名刺ホルダーなどの整理グッズを買ってきました。
しかし、キチンとしまうのは結構面倒です。

もうひとつは「名刺の検索」です。
日付順、社名順、業界別などで整理したにも関わらず、必要な名詞が見つからないことはよくありました。

この名刺の悩み。
「整理」と「検索」を一気に解決する名刺整理術があります。

それが、「名刺スキャナー+クラウド名刺管理ツール」です!

ScanSnapとEightのご紹介

まず、名刺スキャナーから説明します。

名刺スキャンは「ScanSnap」というスキャナーを使います。

名刺スキャンを高速・大量にできるScanSnap

スキャンスナップ本体

ScanSnapは、書類や名刺を、高速かつ大量に電子化できるスキャナーです。

「複合機やスマホのスキャンでも代用できるのでは?」と思ったら大間違い。
ScanSnapはスピードが全く異なります。

とりあえず手元にあった7枚の名刺をスキャンしてみました。

 

いかがでしょう?名刺1枚あたり1秒以下の速度です。
しかも、実は両面スキャンしているんです。

名刺の向きも自動検知します。
天地が逆さまでも、自動補正してくれます。
縦型名刺と横型名刺が混ざってても、問題ありません。

 

縦型名刺も横型名刺も同時にスキャン

このとおり。
机の上にある名刺をバサッとスキャンするだけでOKです。

オフィスや家をペーパーレス化して断捨離したい方に、ScanSnapは超おすすめです。
私は、名刺以外の紙資料も、ほとんどスキャンしてクラウドにバックアップしています。
ちなみに、先日WeWorkに行ったら、ScanSnapが複数設置してありました。
シェアオフィスもペーパーレス化の時代ですね。

ScanSnap公式サイトを見る  

スマホで名刺を検索できるEight

次、クラウド名刺管理ツールのEightをご紹介します。

Eightは、名刺データをどこでも見れる「クラウド名刺管理ツール」です。

Eightが素晴らしいのは「どこでも名刺が見れる」こと。
これまでスキャンした名刺の全てをスマホやパソコンで見れるのです。
外出時に名刺を見れるのは、本当に快適です。

もちろん、検索性も優れています。
名前、会社名、電話番号などで検索できるのはもちろん、交換月でソートも可能です。

Eightのソート機能


さらに、自動的にスキルがタグ付けされるので、スキルによる絞り込みもできるのです。

Eightスキルタグ

名刺整理と名刺検索のわずらわしさから解放されるEight。
気になる費用ですが、信じられないことに無料で使えます。
これは、ビジネスマン必携のアプリだと思いますね。

なお、ScanSnapとの相性はバツグン!
スキャンした名刺は、すぐEightに保存できます。

Eight公式サイトを見る  

裁断機もあると、さらにペーパーレス!

完全ペーパレスを目指すなら、裁断機を買いましょう!

私のおすすめは「DURODEX 自炊裁断機」です。

ちょっと重いのが難点ですが、切れ味はバツグン。
裁断するときの安全性も高いです。

電子書籍になっていない本をPDF化したり、
手書きのノートをPDF化したりと、活用方法はさまざま。

裁断機を使うことで、オフィスや部屋の紙が、さらに減ると思います。

名刺管理を効率化する、おすすめツールのまとめ

今回は「ScanSnapとEightによる名刺整理術」についてご紹介しました。

生産性を上げるためにも、ぜひ名刺管理を「紙からクラウド」に変えましょう!

ご紹介したツールのまとめは以下の通りです。

これからもビジネスやWebマーケティングに関する有益な情報を発信していきます。
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